هرچه پیش از شروع باید بدانید
پرسشهای رایج درباره محصول، مالیات، امنیت داده و شرایط قرارداد. اگر پاسخ پرسش خود را نیافتید، کارشناسان ما در دسترس هستند.
محصول و راهاندازی
بیلانا دقیقاً چه کاری انجام میدهد؟
بیلانا یک پلتفرم یکپارچه حسابداری، مالیات و هوش مالی است. صدور و پیگیری صورتحساب، ثبت اسناد، خزانهداری، محاسبه مالیات و تولید گزارشهای مالی روی یک پایگاه داده واحد انجام میشود؛ بنابراین هر ثبت، بلافاصله در همه گزارشها منعکس میگردد.
انتقال اطلاعات از نرمافزار فعلی چطور انجام میشود؟
در مرحله استقرار، سوابق حسابها، مشتریان، کالاها و ماندههای ابتدای دوره از نرمافزار فعلی شما منتقل میشود. این کار با همراهی تیم پیادهسازی و پیش از شروع بهرهبرداری انجام میگیرد تا دوره مالی جاری دچار وقفه نشود.
راهاندازی چقدر طول میکشد؟
مدت استقرار به حجم داده موجود، تعداد شرکتها و پیچیدگی چارت حسابها بستگی دارد. برآورد زمانی دقیق پس از بررسی وضعیت فعلی در جلسه مشاوره اعلام میشود.
آیا برای استفاده باید نرمافزاری نصب کنیم؟
خیر. بیلانا تحت وب است و از طریق مرورگر در دسترس قرار میگیرد؛ نیازی به نصب یا نگهداری زیرساخت در سازمان شما نیست.
آیا رویههای مالی فعلی ما باید تغییر کند؟
ساختار حسابها، مراکز هزینه و گردشکارهای تأیید در مرحله پیکربندی مطابق رویه فعلی سازمان تعریف میشود. آنچه تغییر میکند نحوه ثبت است، نه سیاست مالی شما.
آیا از چند شرکت در یک حساب کاربری پشتیبانی میشود؟
بله. در بسته سازمانی، هر شرکت داده و چارت حساب مستقل خود را دارد و در عین حال گزارشگیری تلفیقی در سطح گروه امکانپذیر است.
مالیات و سامانه مؤدیان
آیا بیلانا با سامانه مؤدیان کار میکند؟
بله. صورتحسابهای الکترونیکی مطابق الگوهای سازمان امور مالیاتی تولید و برای ارسال به سامانه مؤدیان آماده میشوند و وضعیت هر ارسال در پنل قابل پیگیری است.
محاسبه مالیات بر ارزش افزوده و تکلیفی خودکار است؟
بله. مبالغ مالیاتی بر پایه اطلاعات ثبتشده و نرخهای جاری محاسبه میشود و داده لازم برای تولید اظهارنامه بهصورت خودکار آماده میگردد. نتیجه پیش از نهاییسازی قابل بررسی و اصلاح است.
اگر نرخها یا بخشنامهها تغییر کنند چه میشود؟
نرخها و معافیتها بهصورت پارامتریک و تاریخدار تعریف میشوند. با اعلام نرخ تازه، تنظیمات بهروز میشود و اسناد گذشته با نرخ زمان خودشان باقی میمانند.
اگر صورتحسابی اشتباه صادر شود چه باید کرد؟
امکان صدور صورتحساب اصلاحی یا ابطال متناسب با وضعیت آن وجود دارد. سابقه نسخه اصلی حذف نمیشود و کاربر و زمان هر تغییر ثبت میگردد.
آیا بیلانا مسئولیت صحت اظهارنامه را بر عهده میگیرد؟
بیلانا داده را بر پایه اسناد ثبتشده محاسبه و آماده میکند و ابزار کنترل پیش از ارسال را در اختیار میگذارد. تأیید نهایی محتوا و مسئولیت قانونی آن، مطابق قانون، بر عهده مؤدی است.
امنیت و داده
اطلاعات مالی ما چگونه محافظت میشود؟
اطلاعات در انتقال و ذخیرهسازی رمزنگاری میشود، دسترسی کاربران بر پایه نقش تعریف میگردد و هر تغییر با نام کاربر و زمان ثبت میشود تا فرآیند قابل ممیزی باشد. نسخه پشتیبان بهصورت خودکار تهیه میشود.
چه کسی داخل سازمان به چه دادهای دسترسی دارد؟
دسترسی بر پایه نقش تعریف میشود. میتوان تعیین کرد که یک نقش تنها اسناد یا گزارشهای واحد خودش را ببیند و امکان تغییر نداشته باشد.
آیا میتوانیم از دادههای خود خروجی بگیریم؟
بله. گزارشها و دادههای پایه قابل دریافت بهصورت فایل هستند؛ داده سازمان شما در اختیار خودتان باقی میماند.
سابقه تغییرات تا چه مدت نگهداری میشود؟
سوابق ثبت و تغییر اسناد برای دورههای مالی نگهداری میشود تا در ممیزی و حسابرسی قابل استناد باشد. سیاست نگهداری در بسته سازمانی قابل توافق است.
قرارداد و پشتیبانی
هزینه بیلانا چگونه محاسبه میشود؟
بر پایه بسته انتخابی و تعداد کاربران فعال. بسته پایه رایگان است و برای بستههای دیگر، تعرفه متناسب با اندازه سازمان و دامنه امکانات موردنیاز اعلام میشود.
پشتیبانی و آموزش چگونه ارائه میشود؟
آموزش اولیه بر پایه فرآیندهای واقعی سازمان شما انجام میشود، نه سناریوهای نمایشی. پس از استقرار نیز پشتیبانی کارشناسی برای پرسشهای روزمره و همراهی در نخستین بستن دوره مالی در دسترس است.
میتوان بسته را بعداً تغییر داد؟
بله. ارتقا یا تغییر بسته در هر زمان ممکن است و دادههای ثبتشده دستنخورده باقی میمانند.
اگر تصمیم بگیریم ادامه ندهیم چه میشود؟
پیش از پایان همکاری، خروجی دادههای سازمان در اختیار شما قرار میگیرد تا انتقال به هر سامانه دیگری بدون از دست رفتن سابقه انجام شود.