حساب تفصیلی شناور و مرکز هزینه: کدینگی که گزارش می‌سازد
تیم بیلانا ·
اگر در شرکتی کار کرده باشید که برای هر مشتری یک حساب معین جدا باز کرده‌اند، می‌دانید تراز آزمایشی چطور به یک دفترچه صدصفحه‌ای تبدیل می‌شود. راه‌حل حرفه‌ای این مشکل، استفاده درست از حساب‌های تفصیلی است. در این مقاله تفصیلی ثابت، تفصیلی شناور و مرکز هزینه را از نگاه یک حسابدار شرح می‌دهیم.
حساب تفصیلی چیست؟
حساب تفصیلی پایین‌ترین سطح کدینگ است و جزئیاتی را نگه می‌دارد که در صورت‌های مالی جداگانه گزارش نمی‌شوند، اما برای مدیریت ضروری‌اند: از کدام مشتری طلب داریم، به کدام تأمین‌کننده بدهکاریم، کدام حساب بانکی چقدر موجودی دارد یا هزینه‌ها مربوط به کدام پروژه است. اگر با سطوح گروه، کل و معین آشنا نیستید، اول راهنمای کدینگ حسابداری را بخوانید.
تفصیلی ثابت در برابر تفصیلی شناور
تفصیلی ثابت فقط زیر یک حساب معین تعریف می‌شود و کدش ادامه کد همان معین است؛ مثل ۱۱۰۳۰۰۱ برای «بانک الف - حساب جاری» زیر معین بانک‌ها. این روش ساده است، اما اگر یک شخص هم مشتری باشد، هم پیش‌پرداخت داده باشد و هم چک تحویل داده باشد، باید چند تفصیلی جدا برایش بسازید و مانده‌اش را دستی جمع بزنید.
تفصیلی شناور کد مستقلی دارد و می‌تواند به چند حساب معین وصل شود. «شرکت آلفا» یک بار در فهرست تفصیلی‌ها تعریف می‌شود و در اسناد مربوط به دریافتنی‌ها، اسناد دریافتنی، پیش‌دریافت‌ها و حتی پرداختنی‌ها به کار می‌رود. حالا با یک گزارش، وضعیت کامل حساب شرکت آلفا را می‌بینید.
سطوح تفصیلی: شخص، پروژه، مرکز هزینه
بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری اجازه می‌دهند در هر ردیف سند بیش از یک تفصیلی ثبت کنید. یک چیدمان رایج و کاربردی این است که سطح اول به اشخاص و بانک‌ها، سطح دوم به پروژه‌ها یا قراردادها و سطح سوم به مراکز هزینه اختصاص پیدا کند. به این ترتیب یک ردیف سند ساده، چهار لایه اطلاعات با خودش دارد:
در مثال بالا، پرداخت به پیمانکار با یک ردیف سند ثبت شده، اما همان ردیف هم در گزارش حساب شرکت بتا دیده می‌شود، هم در بهای تمام‌شده پروژه ب و هم در هزینه‌های واحد اجرا.
مرکز هزینه چیست و چرا مهم است؟
مرکز هزینه واحدی از سازمان است که هزینه‌ها برای کنترل و ارزیابی عملکرد به آن نسبت داده می‌شود. بدون مرکز هزینه، «هزینه حقوق» یک عدد کلی است. با مرکز هزینه می‌دانید سهم واحد فروش، واحد اداری و هر شعبه چقدر بوده است. همین تفکیک، پایه بودجه‌ریزی، محاسبه بهای تمام‌شده خدمات و تصمیم‌گیری درباره سودآوری شعبه‌ها و پروژه‌هاست.
برای هزینه‌های مشترک، مثل اجاره ساختمانی که چند واحد در آن کار می‌کنند، یک مبنای تسهیم (مثلاً متراژ یا تعداد نفرات) تعریف کنید و هزینه را ماهانه بین مراکز تقسیم کنید.
توصیه‌های عملی برای طراحی تفصیلی‌ها
- هر شخص فقط یک بار تعریف شود: پیش از افتتاح تفصیلی جدید، با کد ملی یا شناسه ملی جست‌وجو کنید تا تکراری ساخته نشود. همین اطلاعات برای صدور صورتحساب الکترونیکی در سامانه مودیان هم لازم است.
- برای هر معین مشخص کنید کدام سطح تفصیلی اجباری است: مثلاً حساب‌های دریافتنی بدون تفصیلی شخص ثبت نشود و حساب‌های هزینه بدون مرکز هزینه.
- پروژه‌های تمام‌شده را غیرفعال کنید، نه حذف: سوابق آن‌ها برای حسابرسی و رسیدگی مالیاتی لازم است.
- نام‌گذاری استاندارد داشته باشید: «شرکت آلفا (سهامی خاص)» و «آلفا» نباید دو تفصیلی جدا باشند.
- گزارش‌ها را از اول طراحی کنید: بپرسید مدیرعامل در پایان ماه چه گزارشی می‌خواهد و سطوح تفصیلی را طوری بچینید که آن گزارش مستقیم از دفاتر بیرون بیاید.
جمع‌بندی
حساب معین می‌گوید «چه نوع» رویدادی رخ داده و تفصیلی می‌گوید «با چه کسی، در کدام پروژه و در کدام واحد». کدینگی که این دو را درست از هم جدا کند، هم تراز آزمایشی خلوتی دارد و هم هر گزارش مدیریتی را در چند ثانیه می‌دهد.