شناسه کالا و خدمات سازمان امور مالیاتی: آموزش سامانه stuffid
تیم بیلانا ·
هر ردیف صورتحساب الکترونیکی باید شناسه کالا یا خدمت معتبر داشته باشد. انتخاب اشتباه می‌تواند به رد شدن صورتحساب یا درج نرخ نادرست مالیات منجر شود. سازمان امور مالیاتی فهرست این شناسه‌ها را در «سامانه دریافت شناسه کالا و خدمت» به نشانی stuffid.tax.gov.ir منتشر می‌کند. در این راهنما یاد می‌گیریم شناسه درست را چطور پیدا کنیم و فایل این سامانه را چطور بخوانیم.
شناسه کالا و خدمت چیست؟
شناسه کالا و خدمت کدی معمولاً ۱۳ رقمی است که نوع کالا یا خدمت را در هر ردیف صورتحساب مشخص می‌کند. این کد فقط یک برچسب نیست: در فایل رسمی، نرخ مالیات بر ارزش افزوده و مشمول یا معاف بودن هر شناسه هم آمده است. هر عدد ۱۳ رقمی هم معتبر نیست و شناسه باید در فهرست رسمی وجود داشته باشد.
این شناسه را با بارکد فروشگاهی، کد داخلی انبار، کد تعرفه گمرکی یا شناسه یکتای حافظه مالیاتی اشتباه نگیرید. هر کدام از این‌ها کاربرد جداگانه‌ای دارند.
شناسه عمومی یا اختصاصی؟
اینکه کدام شناسه را به کار ببرید، به جایگاه شما در زنجیره فروش بستگی دارد:
- تولیدکننده و واردکننده: شناسه اختصاصی کالای خود را درخواست می‌کنند.
- فروشنده و توزیع‌کننده: شناسه کالا را از تأمین‌کننده می‌گیرند. اگر شناسه اختصاصی مناسبی نبود، شناسه عمومی مرتبط را از فهرست رسمی انتخاب می‌کنند.
- ارائه‌دهنده خدمت: شناسه اختصاصی خدمت به همان شخص تعلق دارد؛ پس از شناسه اختصاصی خدمت دیگران استفاده نکنید و اگر شناسه اختصاصی ندارید، شناسه عمومی مناسب را انتخاب کنید.
سامانه stuffid چه بخش‌هایی دارد؟
- دریافت فایل‌های کل شناسه کالا و خدمت: همه شناسه‌ها را با تغییراتشان می‌دهد. نوع فایل (خدمت، کالا یا هر دو)، فرمت و دست‌کم یک فایل خروجی را انتخاب می‌کنید.
- دریافت فایل شناسه بر اساس فیلتر سطح: ابتدا کالا یا خدمت را انتخاب می‌کنید و بعد با سطح یک تا سه، سرفصل و شرح شناسه دامنه را محدود می‌کنید.
- دریافت شناسه بر اساس کد و شرح شناسه: کد یا شرح شناسه را وارد می‌کنید؛ پر کردن دست‌کم یکی از این دو لازم است.
- راهنما: معنی ستون‌های فایل خروجی را توضیح می‌دهد.
در دو بخش فیلتر و کد و شرح می‌توانید بازه زمانی هم تعیین کنید. این بازه بر اساس تاریخ اجرای شناسه کار می‌کند و فقط شناسه‌هایی را می‌آورد که تاریخ اجرایشان بین تاریخ شروع و پایان باشد.
آموزش گام‌به‌گام پیدا کردن شناسه
- جستجو: در سامانه به بخش «دریافت شناسه بر اساس کد و شرح شناسه» بروید. اگر کد را از تأمین‌کننده گرفته‌اید، آن را در «کد شناسه کالا یا خدمت» وارد کنید؛ وگرنه کلمه کلیدی را در «شرح شناسه کالا یا خدمت» بنویسید.
- دریافت فایل: فرمت CSV یا XML را انتخاب کنید، گزینه «من ربات نیستم» را بزنید و روی «دریافت فایل» کلیک کنید. نتیجه به‌صورت فایل دانلود می‌شود.
- بررسی نوع: در فایل، ردیفی را پیدا کنید که شرح آن واقعاً با کالا یا خدمت شما یکی است و ببینید شناسه عمومی است یا اختصاصی.
- کنترل نرخ: نرخ مالیات، مشمول یا معاف بودن و تاریخ‌های شناسه را بررسی کنید.
- ثبت: شناسه را در اطلاعات همان کالا یا خدمت در نرم‌افزار ذخیره کنید تا در هر فاکتور از نو انتخاب نشود.
دو نکته کار را راحت‌تر می‌کند. جستجوی یک کلمه کلی ممکن است فایلی پر از ردیف‌های نامرتبط بدهد و عبارت چندکلمه‌ای گاهی نتیجه‌ای برنگرداند؛ پس چند کلمه نزدیک به هم را امتحان کنید یا سراغ بخش فیلتر سطح بروید. اگر فایل CSV را در اکسل باز می‌کنید هم، ستون شناسه را به‌صورت متن نگه دارید تا عدد بلند آن به شکل علمی نمایش داده نشود.
ستون‌های فایل خروجی را چطور بخوانیم؟
- VAT و Taxable: نرخ مالیات بر ارزش افزوده و مشمول یا معاف بودن شناسه را نشان می‌دهند.
- RunDate: تاریخ اعمال شناسه است. راهنمای سامانه تأکید می‌کند مودی باید با این تاریخ و تاریخ ارسال صورتحساب، نرخ درست را انتخاب کند.
- ExpirationDate: اگر پر شده باشد، پایان اعتبار شناسه را نشان می‌دهد.
- Type: عمومی یا اختصاصی بودن شناسه را مشخص می‌کند.
- CreateDate و LastEditDate: با این دو ستون شناسه‌های جدید و تغییرات شناسه‌ها را تشخیص می‌دهید. بهتر است اقلام پرفروش را دوره‌ای با آخرین فایل کنترل کنید.
اگر شناسه مناسب پیدا نشد
- کالا: تولیدکننده یا واردکننده از سامانه جامع تجارت به نشانی ntsw.ir شناسه درخواست می‌کند.
- خدمت: درخواست از طریق مرکز ملی شماره‌گذاری کالا و خدمات ایران به نشانی portal.gs1-ir.org ثبت می‌شود.
- فروشنده‌ای که تولیدکننده یا واردکننده نیست: شناسه را از تأمین‌کننده بگیرد یا شناسه عمومی مناسب را از فهرست رسمی انتخاب کند.
بعد از دریافت شناسه جدید، پیش از صدور صورتحساب بررسی کنید که در stuffid هم دیده می‌شود و نرخ آن درست است. دیده شدن شناسه در سامانه جامع تجارت به‌تنهایی کافی نیست.
اشتباهات پرهزینه
- انتخاب شناسه فقط از روی شباهت نام؛ عنوان‌های مشابه ممکن است نرخ یا کاربرد متفاوتی داشته باشند.
- درج بارکد یا کد داخلی انبار به‌جای شناسه کالا.
- نادیده گرفتن RunDate و ExpirationDate و استفاده از نرخی که برای تاریخ صورتحساب درست نیست.
- یکی گرفتن کالای داخلی و وارداتی، در حالی که ممکن است شناسه‌های جداگانه داشته باشند.
- استفاده از شناسه عمومی با وجود شناسه اختصاصی مناسب.
- کنترل نکردن شناسه‌ها پس از ثبت اولیه در نرم‌افزار.
شناسه درست فقط یکی از شرط‌های صورتحساب درست است. برای دیدن تصویر کامل، راهنمای سامانه مودیان و صورتحساب الکترونیکی و برای آشنایی با پیامد صادر نکردن یا ثبت نادرست صورتحساب، راهنمای ماده ۹ قانون پایانه‌های فروشگاهی را بخوانید.
نحوه درخواست شناسه و جزئیات سامانه‌ها ممکن است با ابلاغیه‌های جدید تغییر کند؛ پیش از هر تصمیم مهم، آخرین اطلاعیه‌های سازمان امور مالیاتی را بررسی کنید. بیلانا با اتوماسیون مالیاتی و تولید داده فاکتور الکترونیکی مطابق فرمت رسمی، صدور و پیگیری صورتحساب‌ها را از دل همان اسناد روزمره انجام می‌دهد.